Hər şey plan üzrə getmir

Layihənin əvvəlində prosesi izah etmək adətən asandır.

Müştəri gəlir. Sifariş qəbul edilir. Ödəniş alınır. İş tamamlanır.

Kağız üzərində hər şey aydındır. Amma gündəlik iş bu qədər sadə deyil.

Bəzən müştəri pulun yalnız bir hissəsini ödəyir. Sifarişin bir hissəsi vaxtında çatır, qalanı gecikir. Daimi müştəriyə başqa qiymət tətbiq olunur. Menecer konkret bir sifariş üçün qaydadan kənara çıxmalı olur. Bəzən də səhv yazılmış məlumatı düzəltmək lazımdır, amma əvvəlki əməliyyatların izi itməməlidir.

Bunlar nadir hallarda baş verən qəribə vəziyyətlər deyil. Biznesin gündəlik işinin bir hissəsidir.

Ancaq ilkin görüşlərdə çox vaxt bu detallara toxunulmur. Əsasən hər şeyin qaydasında getdiyi ssenari müzakirə olunur, qalan məsələlər isə sonraya saxlanılır.

Problem də elə burada başlayır.

Problem nədən başlayır?

Çox vaxt problem kod yazılanda yox, işin necə təsvir edilməsində yaranır.

Komanda əsas ssenarini müəyyənləşdirir, digər halları isə istisna hesab edir. Sanki bunlar nadir hallarda baş verir və ehtiyac yarananda sistemə əlavə edilə bilər.

Amma real işdə vaxtın və diqqətin xeyli hissəsi məhz belə vəziyyətlərə gedir.

Sistem bunları nəzərə almayanda işçilər özlərinə başqa yollar tapırlar. Məlumatı şərh bölməsinə yazırlar, ayrıca mesaj göndərirlər, rəqəmi başqa yerdə qeyd edirlər. Bəzən də problemi həll etmədən “sonra düzəldərik” deyib işi davam etdirirlər.

Nəticədə ekranda hər şey qaydasında görünür, amma əslində məsələ həll olunmayıb.

Məlumat bir yerdə, izah başqa yerdə, son qərar isə kiminsə yadında qalır. Bir müddət sonra nəyin baş verdiyini anlamaq üçün sistemi yox, mesajları və qeydləri axtarmaq lazım gəlir.

Hansı hallar əslində istisna deyil?

Mən bir halı yalnız ona görə istisna saymazdım ki, o, əsas ssenaridən fərqlənir.

Əgər həmin vəziyyət mütəmadi təkrarlanırsa və hər dəfə kiminsə qərar verməsini tələb edirsə, onu prosesin bir hissəsi kimi nəzərdən keçirmək lazımdır.

Məsələn:

• Müştəri ödənişi tam etməyib, amma işə başlamaq mümkündür.
• Sifarişin bir hissəsi çatdırılıb, digər hissəsi hələ yoldadır.
• Müştəriyə standart qiymətdən fərqli qiymət tətbiq olunub.
• Səhv daxil edilmiş məlumat düzəldilməlidir, amma əvvəlki əməliyyatın tarixçəsi saxlanmalıdır.
• Menecer müəyyən bir hal üçün qaydanı dəyişib və sonradan bu qərarın kim tərəfindən verildiyini bilmək lazımdır.

Ayrı-ayrılıqda bunların hər biri kiçik detal kimi görünə bilər. Amma hamısını bir yerə topladıqda biznesin real iş qaydaları ortaya çıxır.

Bu hallar sistemdə nəzərə alınmayıbsa, proqram biznesin necə işlədiyini deyil, onun necə işləməli olduğunu düşündüyümüzü əks etdirir.

Sistem qurulmazdan əvvəl nələri dəqiqləşdirmək lazımdır?

Əlbəttə, əsas iş axınını müəyyənləşdirmək vacibdir. O olmadan prosesin sərhədlərini başa düşmək çətindir.

Amma bununla kifayətlənmək olmaz. Gündəlik işdə qarşıya çıxan fərqli vəziyyətləri də əvvəlcədən müzakirə etmək lazımdır.

Bunun üçün bir neçə sadə sualdan başlamaq olar:

• Hansı vəziyyətlər tez-tez təkrarlanır?
• Belə hallarda qərarı kim verir?
• Məsələ həll olunana qədər sifarişin və ya əməliyyatın statusu necə qalmalıdır?
• Məlumat dəyişdiriləndə əvvəlki dəyər də tarixçədə saxlanmalıdırmı?
• Baş verənlər hesabatlarda necə əks olunmalıdır?

Bu suallara cavab vermək layihəyə əlavə iş gətirə bilər. Bəzi hallarda daha çox kod yazmaq, əlavə statuslar və ya yeni qaydalar müəyyənləşdirmək lazım gələcək.

Bu, özlüyündə problem deyil.

Əksinə, həmin qaydaları əvvəlcədən müəyyənləşdirmək sonradan yaranacaq qarışıqlığın qarşısını alır. Çünki proqramda nəzərdə tutulmayan hər bir vəziyyət sonda kiminsə əl ilə həll etməli olduğu problemə çevrilə bilər.

Nəticə

Prosesi görüşdə izah etmək asandır. Əsas çətinlik hər şey plan üzrə getməyəndə başlayır.

Yaxşı sistem yalnız işlərin qaydasında getdiyi halları deyil, gündəlik problemlərin necə həll olunduğunu da nəzərə almalıdır.

Əvvəl real iş qaydalarını müəyyənləşdirmək, sonra həmin qaydalara uyğun sistem qurmaq lazımdır.

Çünki biznesin gündəlik işi yalnız ideal ssenaridən ibarət deyil.