“Ucuz proqram” niyə sonda daha baha başa gəlir

Biznes üçün proqram seçəndə insanların ilk baxdığı şeylərdən biri qiymət olur.

Bu tam normaldır.

Heç kim ehtiyacından artıq pul ödəmək istəmir.

Problem ondadır ki, ən ucuz seçim həmişə ən az xərc tələb edən seçim olmur.

Ucuz proqram çox vaxt sizin iş qaydanız üçün hazırlanmayıb

Hazır proqramlar ona görə münasib qiymətə olur ki, eyni proqramdan çoxlu şirkət istifadə edir.

Əgər sizin iş prosesiniz həmin proqrama uyğundursa, bu çox yaxşı seçim ola bilər.

Amma uyğun gəlməyəndə komanda proqramın çatışmayan tərəflərini başqa üsullarla həll etməyə başlayır:

• əlavə Excel faylları
• əl ilə yoxlamalar
• eyni məlumatın iki dəfə daxil edilməsi
• əvvəlcə müvəqqəti olan, sonra isə gündəlik işə çevrilən WhatsApp və digər çatlar

Əsl xərc harada ortaya çıxır?

Proqramın qiyməti yalnız ilk xərclərdir.

Sonra başqa xərclər başlayır:

• məlumatı bir sistemdən digərinə köçürməyə sərf olunan vaxt
• müştəriyə çatan səhvlər
• gecikən hesabatlar
• proqramın edə bilmədiyi işləri əl ilə düzəltməyə sərf olunan əmək
• və sonda ehtiyaca uyğun olmayan sistemi dəyişmək üçün yeni layihə

Yəni əvvəl ucuz görünən proqram zamanla daha baha başa gələ bilər.

“Biz işi proqrama uyğunlaşdırarıq”

Bəzi hallarda bu, həqiqətən də düzgün seçimdir.

Əgər iş prosesi sadə və hamıda təxminən eynidirsə, hazır proqramdan istifadə etmək yeni sistem qurmaqdan daha sərfəli ola bilər.

Amma biznesinizin əsas üstünlüyü məhz öz iş qaydanızdırsa — məsələn, sifarişlər, rezervasiyalar, anbar, təsdiqləmə mərhələləri və ya yerli qaydalar — hər şeyi ümumi bir proqrama uyğunlaşdırmağa çalışmaq sonda daha çox xərc yarada bilər.

Özəl proqram hazırlamaq hər şeyi sıfırdan qurmaq demək deyil

Özəl proqram dedikdə giriş, ödəniş və e-poçt kimi hər şeyi yenidən hazırlamaq nəzərdə tutulmur.

Bu hissələrin çoxunu hazır həllərdən istifadə etməklə saxlamaq olar.

Özəl hazırlanmalı əsas hissə biznesin gündəlik işini idarə edən prosesdir:

• qaydalar
• mərhələlər
• məlumatlar
• işlərin bir əməkdaşdan digərinə ötürülməsi

Hazır proqramların yaratdığı əsas problem də çox vaxt məhz budur: proqram tam uyğun gəlməyəndə işçilər əlavə yollar tapmalı olur.

Qiyməti belə müqayisə etmək daha düzgündür

Yalnız “Bu proqramı almaq neçəyə başa gəlir?” sualını verməkdənsə, bunlara da baxın:

• Altı ay ərzində bu proqramı istifadə etmək bizə ümumilikdə neçəyə başa gələcək?
• Hələ neçə işi əl ilə görməli olacağıq?
• Bu proqramdan nə vaxt daha böyük sistemə keçməli olacağıq?
• Əsas işi görən əməkdaş şirkətdən ayrılsa, proses necə davam edəcək?

Məhz bu suallar proqramın həqiqətən ucuz olub-olmadığını göstərir.

Yekun

Ucuz qiymət alış zamanı üstünlükdür.

Amma biznes üçün əsas məsələ proqramın işinizə nə qədər uyğun olmasıdır.

Proqram iş prosesinizə mane olursa, aradakı fərqi biznes ödəyir — sadəcə həmin məbləğ ilk hesab-fakturada görünmür.