Hamı admin olanda heç kim cavabdeh deyil
Yeni sistem işə düşəndə ilk qərarlardan biri çox vaxt belə olur:
“Hələlik hamıya admin verək, sonra baxarıq.”
Səbəbi başa düşüləndir. Heç kim “icazəniz yoxdur” yazısına ilişib qalmasın, işçilər hər xırda şey üçün rəhbərə zəng etməsin, sistem ilk gündən rahat işləsin.
İlk həftələrdə bu, həqiqətən də rahat görünür.
Sonra bir gün hesabatdakı rəqəm tutmur. Qiymət dəyişib, endirim verilib, ya da hansısa qeyd silinib. Soruşursan: “Bunu kim edib?”
Cavab adətən belə olur: “Bilmirəm, hamının girişi var.”
Problem icazədə yox, cavabdehlikdədir
Hamıya tam giriş vermək sadəcə texniki qərar deyil. Bu, əslində kimin nəyə cavabdeh olduğunu müəyyən etməmək deməkdir.
Biznesdə bu sualların cavabı adətən olur. Sadəcə həmin cavablar kiminsə başındadır, sistemdə yoxdur:
- Qiyməti kim dəyişə bilər?
- Endirimi kim verir və hansı həddə qədər?
- Bağlanmış sifarişi kim ləğv edə bilər?
- Qeydi silmək olar, yoxsa yalnız ləğv etmək?
- Hesabatları kim görür, kim ancaq öz işini görür?
Sistemdə hamı hər şeyi edə bilirsə, bu qaydalar şifahi qalır. Şifahi qayda isə iş qızışanda ilk pozulan qaydadır.
Burada söhbət işçilərə inanıb-inanmamaqdan getmir. Ən etibarlı komandada da səhv olur. Fərq ondadır ki, səhv olanda onu tapmaq və düzəltmək nə qədər asandır.
Hamı admin olanda nə baş verir?
Adətən belə görünür:
- Səhvən düymə basılır və vacib qeyd silinir. Kimin sildiyi, nə vaxt sildiyi bilinmir.
- Bir işçi qiyməti “bir müştəri üçün” dəyişir, amma dəyişiklik hamı üçün qalır.
- Yeni işçi sistemi öyrənərkən real sifarişlər üzərində “yoxlama” aparır.
- İşdən çıxan adamın girişi bağlanmır, çünki kimin hansı girişi olduğunu heç kim izləmir.
- Hesabatdakı fərqi araşdırmaq üçün sistemə yox, insanlara sual vermək lazım gəlir.
Bunların heç biri böyük qəza kimi başlamır. Hər biri kiçik bir anlaşılmazlıqdır.
Amma vaxt keçdikcə rəhbər sistemdəki rəqəmlərə inanmamağa başlayır. İnam itəndə isə insanlar yenidən Excel-ə, dəftərə və mesajlara qayıdır.
Rolları necə düşünmək olar?
Rol qurmaq üçün mürəkkəb icazə cədvəli lazım deyil. Mən adətən sistemdən yox, gündəlik işdən başlayıram:
- Hər gün kim nə edir? Kassir, menecer, sahibkar, mühasib.
- Hansı əməliyyatlar pulu, qiyməti və ya hesabatı dəyişir?
- Hansı əməliyyatı geri qaytarmaq olmur və buna görə təsdiq tələb olunur?
- Kimə yalnız baxmaq kifayətdir?
- Qaydadan kənara çıxmaq lazım olanda kim icazə verir və bu harada qeyd olunur?
Çox vaxt nəticədə üç-dörd sadə rol alınır. Hər kəs öz işini rahat görür, amma pulu və tarixçəni dəyişən əməliyyatlar ayrıca icazə və iz tələb edir.
Burada bir vacib məqam var: rol məhdudiyyət üçün deyil, aydınlıq üçündür. İşçi nəyi edə bildiyini və nəyi edə bilmədiyini biləndə daha rahat işləyir. Çünki bilir ki, təsadüfi bir səhv bütün günün hesabını pozmayacaq.
İz qalmalıdır
Rollar qədər vacib olan ikinci şey tarixçədir.
Qiymət dəyişəndə, sifariş ləğv olunanda, endirim veriləndə sistem ən azı bunu yadda saxlamalıdır: kim etdi, nə vaxt etdi, əvvəl nə idi, sonra nə oldu.
Bu, kimisə günahlandırmaq üçün deyil. Sual yarananda cavabı insanların yaddaşında yox, sistemdə tapmaq üçündür.
Nəticə
“Hələlik hamıya admin verək” qərarı ilk gün vaxta qənaət edir.
Amma bunun əvəzini sonra ödəyirsən: araşdırmaya gedən saatlarla, itən qeydlərlə və rəqəmlərə azalan inamla.
Sistem kimin nə etdiyini bilmirsə, cavabdehlik də itir.
Əvvəl rollar və iz.
Sonra rahat iş.