Bağlanmış növbənin yekunu dəyişməməlidir

Günün sonunda kassa bağlanır, satışların yekunu hesablanır və hesabat rəhbərliyə göndərilir. Ertəsi gün dünənki satışlardan birində səhv olduğu üzə çıxır. Məbləği sistemdə dəyişmək asandır. Amma dünən göndərilən hesabatda hələ də əvvəlki rəqəm qalır.

Beləliklə, sistemdəki məlumatla hesabatdakı rəqəm bir-birindən fərqlənir.

Məsələ nədədir?

Günün sonunda müəyyən bir rəqəm qeydə alınır: nə qədər satış olub, ödənişlərin nə qədəri nağd, nə qədəri kartla qəbul edilib. Hesabat göndərildikdən və növbə bağlandıqdan sonra həmin yekun artıq günün nəticəsi kimi qəbul olunur.

Sonradan səhv aşkarlanarsa, əvvəlki qeydi səssizcə dəyişmək düzgün deyil. Düzəliş ayrıca qeydə alınmalı, bağlanmış növbənin yekunu isə olduğu kimi qalmalıdır.

Problem adətən ertəsi gün üzə çıxır

Günün sonunda növbə bağlanır, kassadakı məbləğ hesablanır və rəhbərə qısa hesabat göndərilir: gün ərzində nə qədər satış olub, nə qədər nağd və kartla ödəniş qəbul edilib.

Bu rəqəmlər artıq hesabatda, mühasibat uçotunda və ya sahibkara göndərilən məlumatda istifadə oluna bilər.

Problem ertəsi gün başlayır.

Kimsə dünənki satışlardan birində məbləğin səhv yazıldığını görür. Məsələn, 48 manat əvəzinə 84 manat qeyd edilib. Ən asan həll köhnə qeydi açıb məbləği dəyişməkdir.

Sistemdə rəqəm düzəlir. Ancaq dünən göndərilmiş hesabatda hələ də 84 manat göstərilir. Nəticədə sistemdə bir rəqəm, hesabatda isə başqa rəqəm qalır.

Belə hallar müxtəlif səbəblərdən yarana bilər: məbləğ səhv daxil edilib, endirim unudulub və ya ödənişlə bağlı uyğunsuzluq yalnız növbə bağlandıqdan sonra aşkarlanıb.

Burada əsas məsələ səhvin baş verməsi deyil. Əsas məsələ səhvi düzəldərkən əvvəlki qeydlərin və hesabatların etibarlılığını qorumaqdır.

Bağlanmış növbədə niyə əvvəlki qeydi dəyişmək olmaz?

Növbə hələ açıqdırsa, kassir səhvi həmin gün aşkar edib düzəldə bilər. Günün yekunu da yeni məbləğə uyğun hesablanır. Çünki yekun hələ təsdiqlənmiş və paylaşılmış nəticə kimi bağlanmayıb.

Növbə bağlandıqdan sonra isə vəziyyət dəyişir. Hesabat artıq göndərilmiş, rəqəmlər başqa sistemə ötürülmüş və ya mühasibat uçotunda istifadə edilmiş ola bilər.

Əvvəlki qeydi sonradan dəyişəndə sistemdə hər şey düzgün görünə bilər. Amma əvvəlki hesabatda köhnə rəqəm qalır. Bir neçə gün sonra məlumatlar müqayisə ediləndə uyğunsuzluğun səbəbini tapmaq çətinləşir.

Məbləğin kiçik olması da bu problemi aradan qaldırmır. Düzəlişin kim tərəfindən və nə vaxt edildiyi, əvvəlki məbləğin nə olduğu bilinmirsə, baş verənləri sonradan yoxlamaq mümkün olmur.

Səhv aşkarlananda nə etmək lazımdır?

Bağlanmış növbədə də səhv ola bilər. Əsas məsələ onu gizlətmədən, düzgün qaydada düzəltməkdir.

Məsələn, satış qeydinə səhvən 84 manat yazılıb, halbuki məbləğ 48 manat olmalı idi.

Bu halda əvvəlki satış qeydi saxlanılır və düzəliş ayrıca yaradılır. Düzəlişdə əvvəlki məbləğ, düzgün məbləğ, aradakı 36 manat fərq, düzəlişi edən şəxs və əməliyyatın vaxtı göstərilir.

Bağlanmış növbənin yekunu dəyişmir. Düzəliş isə sistemdə ayrıca görünür və hesabatlarda müəyyən edilmiş qaydaya uyğun əks olunur.

Beləliklə, iki vacib məlumat qorunur: günün sonunda hansı rəqəmin qeydə alındığı və sonradan hansı düzəlişin edildiyi.

Hesabatla sistemdəki məlumatlar arasında fərq yaranarsa, bunun səbəbini tapmaq da asanlaşır. Dəyişikliyin tarixçəsi var və onu kimin etdiyi məlumdur.

Bu qaydaları əvvəlcədən müəyyənləşdirmək lazımdır

Növbə bağlandıqdan sonra bütün əməliyyatları dəyişiklik üçün əlçatmaz etmək hər zaman kifayət etmir. Əsas məsələ hansı məlumatın dəyişdirilə biləcəyini və düzəlişlərin necə qeydə alınacağını əvvəlcədən müəyyənləşdirməkdir.

Proqram təminatı hazırlanarkən bu suallara cavab verilməlidir:

• Növbə açıq olanda satış məbləğini kim dəyişə bilər? Əvvəlki məbləğ tarixçədə saxlanılırmı?
• Növbə bağlandıqdan sonra satış qeydi dəyişdirilə bilərmi, yoxsa düzəliş ayrıca yaradılmalıdır?
• Bağlanmış növbənin yekununu kim görə bilər və hesabat göndərilərkən hansı məlumatlardan istifadə olunur?
• Sonradan edilən düzəliş hansı hesabatda göstərilir: əvvəlki günün hesabatında, yoxsa düzəlişin edildiyi günün hesabatında?
• Bağlanmış qeydi dəyişmək zəruridirsə, kimdən icazə alınmalıdır və bu dəyişiklik harada qeydə alınmalıdır?

Bu qaydalar işi çətinləşdirmək üçün deyil, sonradan yaranacaq anlaşılmazlıqların qarşısını almaq üçündür. Düzgün qurulmuş sistemdə səhv düzəldilə bilər, amma əvvəlki məlumatlar da itmir.

Nəticə

Növbə açıqdırsa, səhvi düzəltmək və günün yekununu yeniləmək olar. Növbə bağlanıbsa, əvvəlki satış qeydləri və təsdiqlənmiş yekun olduğu kimi qalmalıdır. Sonradan aşkarlanan səhv isə ayrıca düzəliş kimi qeydə alınmalıdır.

Yaxşı sistem yalnız düzgün rəqəmi göstərmir. Həmin rəqəmin necə yarandığını və sonradan nə dəyişdiyini də göstərir.